電話中に車の情報を探せない…を減らす、くるまっぷの顧客・車両検索

「以前オイル交換をお願いした車ですが、次はいつ頃ですか？」

お客様から電話が入ったとき、紙台帳の束をめくったり、複数のExcelファイルを開いたりしていませんか。担当者が不在で、その人しか保管場所を知らない場合は、その場で答えられないこともあります。

くるまっぷには、顧客と車両をデジタル台帳として管理し、一覧・検索・詳細画面から確認できる機能があります。必要な情報へたどり着く場所を一つにまとめることで、受付や電話対応を進めやすくします。

紙台帳では「登録」より「探す」が負担になる

紙やExcelでも、顧客名や車種、車検満了日を記録することはできます。しかし、台数が増えると問題になるのが、必要な情報を探す時間です。

同じ名字のお客様がいる、家族で複数台を所有している、以前の担当者しか車を把握していない。こうした状況では、顧客情報と車両情報が別々に管理されているほど確認に手間がかかります。

車検や点検の案内をしたくても、対象車両や期日がすぐ分からなければ、後回しになりやすくなります。入力した情報を蓄積するだけでなく、日常業務の中で探しやすいことが重要です。

顧客と車両を一つの台帳で確認

くるまっぷの顧客・車両台帳では、登録済みの情報を一覧で確認し、必要な顧客や車両を検索して詳細画面を開けます。

詳細画面では、対象のお客様と車両を確認しながら、登録されている車検・点検・保険・オイル交換・タイヤ交換などの期日を見られます。店舗が登録した情報を同じ台帳上で扱うため、「誰の、どの車の、何の予定か」を整理しやすくなります。

台帳作成には、車検証の写真またはPDFを読み取るOCRも利用できます。読み取り結果は必ず確認画面を通し、必要な項目を修正・補完してから保存します。電子車検証などで券面から取得できない情報は、手入力で登録します。

受付・電話・案内業務での使い方

電話を受けたとき

お客様から名前や車の情報を聞き、台帳を検索して対象車両の詳細を確認します。車検や点検の期日が登録されていれば、電話中の確認材料にできます。

来店を受け付けるとき

受付で対象車両を開き、登録済みの情報をスタッフが確認します。担当者個人の記憶だけに頼らず、お店のオーナーとスタッフが同じ台帳を使って対応できます。

次回案内を準備するとき

車検、点検、保険などの期日を確認し、案内対象を整理します。新規店舗のLINE通知は、送信待ちリストの内容を確認してから手動で送る運用で始まります。自動通知は段階的に展開され、利用開始直後から無条件に送信されるわけではありません。

お客様側はスマートフォンから確認

店舗と連携したお客様は、LINE（またはGoogle・メールアドレス）でログインして、マイカー一覧や車両詳細、店舗が登録した整備履歴・書類・お知らせを確認できます。

店舗は台帳で情報を探し、お客様はスマートフォンで登録済みの情報を見る。さらに、車検や点検などの予定について、くるまっぷ公式LINEから気づくきっかけを作れます。

公式LINEは通知専用で、店舗との双方向チャットではありません。通知を受け取るだけで予約が完了する機能でもないため、必要な相談は店舗が案内する方法で行います。

また、店舗と連携しただけで過去の整備履歴が自動収集されるわけではありません。表示されるのは、実際にくるまっぷへ登録された情報です。

まずは直近で来店する車から登録する

紙台帳を一度にすべて移そうとすると、入力作業そのものが負担になります。最初は、直近で来店するお客様、車検や点検が近い車、問い合わせの多いお客様など、日常業務で使う情報から登録する方法があります。

店舗向けの利用は、店舗情報をオンラインで登録し、くるまっぷ運営側の審査・承認後に開始します（有料プランが始まる前は無料でお使いいただけます）。Webアプリのため、店舗のPCやスマートフォンのブラウザから利用できます。

登録した情報を、必要なときに探して使える台帳へ。受付や電話対応で車の情報を確認しやすくしたい店舗は、くるまっぷの利用案内をご覧ください。

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